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Mit wenigen Handgriffen machen Sie Revolver fit für den Sommer. Der Aufwand lohnt sich. Mit den folgenden Tipps lassen sich Prozesse optimieren und damit die Effizienz von Revolver steigern.

 

1. AUFRÄUMEN

Ist der Zahlungs-Eingang einer Rechnung verbucht, sollte die Rechnung auf „Erledigt“ gesetzt und das Dokument „Geschlossen“ (→ Handbucheintrag) werden. So werden Ihre Listen übersichtlicher und Sie können wieder schneller mit Revolver arbeiten. Über den Dokument-Filter „Erledigt“ können Sie Ihre Rechnungen jederzeit wieder einsehen.

Auch in Bezug auf die Benutzer kann ein Frühjahrsputz nicht schaden. Aber Vorsicht! Ehemalige Benutzer sollten nicht gelöscht werden. Durch das Löschen von Benutzern kann es zu Verknüpfungs-Problemen mit Ihrer Datenbank kommen. Deaktivieren Sie inaktive Benutzer aus diesem Grund einfach.

Benutzer deaktivieren

 

2. PAPIERKÖRBE LÖSCHEN

Ihre Datenbank ist voller nutzloser Daten? Das bremst Revolver natürlich aus. Je größer Ihre Datenbank ist, desto langsamer arbeitet die Dateiverwaltung. Deshalb macht es Sinn, von Zeit zu Zeit die revolvereigenen Papierkörbe zu löschen.

Wichtig: Erstellen Sie eine Sicherheits-Kopie Ihrer Datenbank, bevor Sie diesen Tipp beherzigen. Das Löschen der Revolver-Papierkörbe kann nicht rückgängig gemacht werden.

Ausserdem gibt es verschiedene unternehmerische Aufbewahrungsfristen. Abhängig vom Dokument müssen Fristen von sechs bis zehn Jahren (in Einzelfällen auch länger) eingehalten werden. Mehr dazu erfahren Sie im → § 147 der Abgabenordnung.

 

3. MEHR PLATZ FÜR DATENBANK UND SERVER

Kontrollieren Sie von Zeit zu Zeit, ob der Platz Ihrer internen Festplatte ausreicht. Die Revolver-Datenbank kann schnell mehrere Gigabyte groß werden. Vor allem, wenn Sie Ihre E-Mails mit Revolver synchronisieren, kann der Platz durch die Anhänge und die Sicherheits-Kopien auf der Platte schnell eng werden. Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen den Server-Rechner mit einer ausreichend großen Festplatte zu betreiben.

Ausserdem empfehlen wir Ihnen, Ihre Sicherheits-Kopien auf einer externen Festplatte abzulegen. Das hat folgende Vorteile.

  1. Mit der externen Festplatte sind Sie räumlich unabhängig und können Ihre Kopien an einem anderen Platz lagern.
  2. Die interne Festplatte Ihres Server-Rechners wird mit den Datenbank-Sicherungen nicht unnötig überfüllt.

 

4. GESCHWINDIGKEITS-BOOST: SSD-FESTPLATTEN

Es ist schon lange kein Geheimnis mehr: SSD-Festplatten sind wesentlich schneller bei Schreib- und Lesevorgängen als herkömmliche Festplatten. Das liegt hauptsächlich daran, dass herkömmliche Platten mit beweglichen Teilen ausgestattet sind. Die Geschwindigkeit der Zugriffe werden also von der Umdrehungs-Geschwindigkeit der Platte reglementiert. SSD-Platten sind nicht mit beweglichen Komponenten ausgestattet und können somit wesentlich schneller auf Daten zugreifen.

 

5. UPDATES DURCHFÜHREN

Sie arbeiten mit einer alten Revolver-Version? Überprüfen Sie, ob Sie auf eine aktuelle Version updaten können. Bei den regelmäßigen Revolver-Updates werden immer wieder Features eingebaut, die die Performance verbessern. Über einzelne Features, die in die Versionen Einzug gehalten haben, erkundigen Sie sich idealerweise in unserem → Handbuch.

 

Ganz gleich für welche Maßnahme Sie sich entscheiden, wir wünschen Ihnen einen guten Start in den Frühling.

Viele Grüße aus Aachen

Ihr Revolver-Team

Erstellt 5, Mai 2014 in News von bjoern.weiler

Ab heute (31. März 2014) wird die E-Mail-Korrespondenz über die deutschen E-Mail-Anbieter T-Online, Web.de, GMX und Freenet ein wenig sicherer.

Verantwortlich für die Sicherheit ist ein Verschlüsselungs-Standard, auf den sich die Mail-Dienstleister verbindlich verständigt haben. Über SSL (Secure Socket Layer) werden die E-Mails zwischen Absender und Empfänger auf allen Übertragungswegen verschlüsselt.

Diese von E-MAIL MADE IN GERMANY initiierte Sicherheits-Offensive ist für alle Kunden der angesprochenen Dienste verpflichtend. Haben Sie noch nicht umgestellt, kann es also vorkommen, dass Sie keine Mails mehr abrufen oder versenden können.

Damit Sie weiterhin ohne Probleme mit Revolver Ihre Mails abrufen und versenden können, müssen Sie die entsprechenden SSL-Portnummern für ein- und ausgehende Mails eingeben. Diese erhalten Sie auf den Seiten der jeweiligen Mail-Dienste:

Die Portnummern müssen Sie in Ihren Revolver-Einstellungen hinterlegen. Navigieren Sie – als Administrator angemeldet – in den Eistellungen am Einzelplatz oder Client zu „Administration/E-Mail-Konten“, wählen Sie das jeweilige Konto und öffnen Sie das Einstellungs-Fenster mit einem Klick auf „Bearbeiten“.

  1. Öffnen Sie die erweiterten Einstellungen.
  2. Setzen Sie den Haken unter „SSL-Verbindung“ und geben sie den Port ein.
  3. Wiederholen Sie den Vorgang in der Rubrik „Senden“ mit dem Postausgangs-Port.
  4. Sie haben alle Angaben gemacht? Übernehmen Sie die Einstellungen mit einem Klick auf den Button „Sichern“.
     
  5. HINWEIS:

    Ihre E-Mail-Signatur enhält Umlaute? Hier kann es vorkommen, dass es beim Abspeichern zu einem Kodierungs-Problem kommt. Bitte überprüfen Sie die Signatur nach der SSL-Eingabe. Sollten die Umlaute nicht richtig dargestellt werden, ändern Sie diese einfach wieder ab und speichern Sie erneut. 

Achja, verwenden Sie die jeweiligen E-Mail-Dienste ausschließlich im Browser, müssen Sie nichts weiter beachten. Hier wird immer eine SSL-Verbindung (erkennbar am HTTPS in der Adress-Zeile) hergestellt.

Mit sicheren Grüßen

Ihr Revolver-Team

Erstellt 31, Mär 2014 in News von bjoern.weiler

Ab dem 01. August wird das SEPA-Verfahren die bisherige Lastschrift vollständig ablösen. Damit soll der internationale auf Euro basierende Zahlungsverkehr in Europa einheitlicher und schneller werden.

Als Basis dieses Verfahrens dienen BIC und IBAN. Diese beide Nummern und die Gläubiger-ID ersetzen Kontonummer und Bankleitzahlen bei Finanztransaktionen ab dem 01. August 2014.


BIC und IBAN Aufbau und Format


BIC (Bank Identifier Code)

Dieser Code weist 8 bis 11 Ziffern (Buchstaben und Zahlen) auf. Die Ziffern werden zusammengeschrieben, Leerzeichen sind nicht zulässig. Der Code ist folgendermaßen aufgebaut:

BBBBCCLLbbb
GENODED1AAC (Beispielhaft Aachener Bank)

B nur Buchstaben Banken-Code, den das Institut frei wählen kann
C nur Buchstaben Länder-Code nach ISO 3166-1
L Zahlen und Buchstaben Orts-Code
b Zahlen und Buchstaben Branch-Code für Filialen oder Abteilungen



IBAN (International Bank Account Number)

Diese Nummer besteht aus bis zu 34 Ziffern (in Deutschland immer 22 Buchstaben und Zahlen). Die IBAN ist folgendermaßen aufgebaut:

LLPP BBBB BBBB KKKK KKKK KK
DE21 1234 5678 2244 5577 33 (Beispielhaft) 

L nur Buchstaben Länder-Code
P nur Zahlen Prüf-Ziffer
B nur Zahlen Bankleitzahl
K nur Zahlen Kontonummer

 

Ein einheitliches Format ist für die Papierform mit 4-4-4-4-4-2 und elektronisch zusammenhängend – also ohne Leerzeichen – vorgegeben.
 

Revolver-Workflow zum Hinterlegen der benötigten Angaben


Um die Gläubiger-ID, BIC und IBAN auf Ihrem Revolver-Briefpapier hinzuzufügen, haben wir nun im FAQ-Bereich einen Workflow hinterlegt.


BIC und IBAN Adress- und Personen-Dokumenten hinzufügen


Natürlich müssen die Informationen Ihrer Kunden in die Datenbank. Revolver bietet diese Funktionalität schon seit geraumer Zeit an. Im Folgenden sehen Sie, wie Sie relevante Daten zu den Adressen hinzufügen.

  1. Navigieren Sie im Bildschirmformular der jeweiligen Adresse/Person zum Reiter „Faktura-Daten“.
  2. Wählen Sie unter „Zahlungsweise“
  3. die Option „Lastschrift“.
  4. Geben Sie nun die BIC-Nummer und
  5. die IBAN-Nummer Ihres Kontaktes ein.
  6. Beenden Sie nun Ihre Eingabe mit einem Klick auf den Button „Sichern“.


 

Weiterführende Links zum Thema „SEPA in Deutschland“


Für weitere Informationen bietet die deutsche Bundesbank  hier offiziell eine gute Übersicht zum Thema.

Viele Grüße aus Aachen

Ihr Revolver-Team

Erstellt 14, Jan 2014 in News von bjoern.weiler
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